Informativa in materia di protezione dei dati personali
La protezione dei dati personali e la trasparenza durante il loro trattamento sono molto importanti per noi. Pertanto con la presente informativa desideriamo informarLa, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Codice Privacy e dell’art. 13 del GDPR, in merito al nostro approccio al trattamento dei dati.
1. Definizioni
Per “dato personale” s’intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.
Per “Trattamento” s’intende qualsiasi operazione svolta sui dati personali, tra cui a titolo esemplificativo, la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, qualsiasi forma di messa a disposizione o altro utilizzo.
Con la sigla “GDPR” si intende il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (Regolamento (UE) 2016/679).
Con “Codice Privacy” si intende il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche e integrazioni.
2. Titolare e Dipartimento per la Protezione dei Dati
Titolare dei dati personali trattati è BETTER DAYS S.r.l. con sede in Milano, Via Ostiglia 8 C.F. e P.IVA 07712350961("Better Days").
Sarà possibile contattare il nostro Dipartimento per la Protezione dei Dati tramite il seguente indirizzo e-mail: info@betterdays.it.
3. Finalità del trattamento e base giuridica
Trattiamo i dati raccolti presso di Lei per l’esecuzione del presente contratto (il “Contratto”). La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai successivi punti da a) ad e) è l’art. 6, comma 1, lettera b) del GDPR e l’art. 24, comma 1, lett. b del Codice Privacy.
Il trattamento dei dati personali persegue le seguenti finalità:
a) Gestione del Contratto,
b) Uso e sfruttamento delle opere contrattuali ai sensi del presente Contratto, in particolare, gestione delle edizioni (inclusa la registrazione nei sistemi degli Editori, registrazione (domanda, cancellazione, gestione) presso società di gestione dei diritti di sfruttamento, reportistica e conclusione di accordi di licenza),
c) Esecuzione dei pagamenti previsti dal Contratto, creazione di reportistica ed emissione di fatture ai sensi del presente Contratto,
d) Qualora necessario, intraprendere azioni legali contro illeciti utilizzi delle opere contrattuali,
e) Marketing, promozione, pubblicità e in generale ogni iniziativa promozionale connessa all’esecuzione del Contratto e volta a perseguire la migliore esecuzione del medesimo e la promozione e lo sfruttamento, mediante qualunque mezzo o iniziativa, delle opere contrattuali e dell’immagine dell’Autore.
Per quanto riguarda le finalità di trattamento di cui ai precedenti punti da a) ad e), il conferimento dei Suoi dati personali e il relativo trattamento da parte nostra sono necessari per l’adempimento delle nostre obbligazioni contrattuali. Qualora Lei non ci fornisse le informazioni necessarie, potremmo non essere in grado di concludere il Contratto con Lei.
4. Modalità di trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice Privacy dell’art. 29 del GDPR, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. Il trattamento dei dati personali può altresì avvenire, per conto del Titolare, ad opera di Responsabili del trattamento appositamente designati ai sensi dell’art. 29 del Codice Privacy e dell’art. 28 del GDPR.
5. Trasferimento dei dati
In caso di trasferimento dei dati verso fornitori di servizi intra-gruppo o esterni, ciò avverrà secondo le modalità da noi designate e sulla base delle nostre istruzioni. In tal caso sigleremo accordi di trattamento dei dati autorizzati in conformità ai requisiti di legge e imporremo ai nostri “responsabili” di adempiere ai requisiti di legge sulla protezione dei dati e sulla sicurezza dei dati.
Inoltre, potremo trasferire i Suoi dati personali a controparti contrattuali al fine di concludere accordi con terze parti e contratti di licenza. La base giuridica del trattamento è l’art. 6, comma 1, lettera b) del GDPR e l’art. 24, comma 1, lett. b del Codice Privacy.
6. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
Nei limiti di quanto sopra, possiamo trasferire i Suoi dati personali verso altri Paesi (inclusi Paesi al di fuori dell’UE) che assicurano un livello inferiore di protezione dei dati. In caso di trasferimento dei Suoi dati personali verso tali Paesi, adotteremo in ogni caso misure idonee per assicurare e proteggere i Suoi dati personali in maniera adeguata.
Esiste una decisione di adeguatezza della Commissione Europea per quanto riguarda il trasferimento dei dati verso Andorra, Argentina, Canada (organizzazioni commerciali), Isole Faroe, Guernsey, Israele, l’Isola di Man, Jersey, Nuova Zelanda, Uruguay, Svizzera e Stati Uniti d’America (per questi ultimi vi è anche una specifica decisione della Commissione Europea sull'adeguatezza della protezione offerta dal regime dello Scudo UE-USA per la privacy, c.d. Privacy Shield). Per i trasferimenti di dati verso Paesi terzi non basati sulle sopra citate decisioni, così come per i trasferimenti di dati verso il resto del mondo, applichiamo le seguenti garanzie:
• Clausole contrattuali standard della Commissione Europea
• Clausole infra-gruppo vincolanti in materia di protezione dei dati
E’ possibile ottenere maggiori informazioni riguardanti le misure di sicurezza summenzionate, al sito https://www.privacyshield.gov/ welcome e al sito https://eur-lex.europa.eu/ legal-content/IT/TXT/PDF/?uri= CELEX:32010D0087&from=EN oppure contattando il nostro Dipartimento per la Protezione dei Dati via e-mail all’indirizzo info@betterdays.it.
7. Conservazione dei dati
Cerchiamo di ridurre il trattamento dei dati al minor tempo possibile. Inoltre conserviamo i dati soltanto per periodi determinati. Salvo che nella presente informativa siano indicati periodi di conservazione differenti o che siano applicabili periodi di conservazione obbligatori ai sensi legge (ad esempio l’obbligo di conservazione delle scritture contabili per 10 anni dall’ultima registrazione ai sensi dell’art. 2220 del codice civile) conserviamo i dati solamente per il tempo necessario alle finalità del trattamento sopra indicate.
8. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i Suoi dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i Suoi dati personali saranno o potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:
(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
(ii) agli istituti di credito per disposizioni di pagamento o altre attività finanziarie strumentali all’esecuzione del Contratto;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui il Titolare si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’esecuzione del Contratto;
(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;
(v) alle società di factoring e/o società specializzate o studi legali per la tutela dei propri interessi/diritti;
(vi) ad Uffici pubblici (SIAE e altre omologhe società di gestione dei diritti di sfruttamento a livello internazionale) qualora necessario per l’esecuzione del Contratto;
(vii) ad agenti esteri, avvocati, commercialisti, altri professionisti ed altri consulenti in materia di diritti d’autore, traduttori, qualora necessario per l’esecuzione del Contratto;
(viii) ad associazioni di categoria alle quali appartiene il Titolare, qualora necessario per l’esecuzione del Contratto;
(ix) ad altre categorie di soggetti ai quali la comunicazione dei Suoi dati personali sia o dovesse rendersi necessaria (a) in quanto discendente da un obbligo legale per il Titolare, (b) per l’esecuzione del Contratto, (c) per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, o comunque, sia o dovesse divenire comune prassi commerciale nel settore di attività del Titolare.
I soggetti sopra indicati, ai quali i Suoi dati personali saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto Responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del GDPR, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito dal Titolare.
L’elenco aggiornato dei soggetti indicati e dei Responsabili del trattamento può essere fornito su Sua richiesta.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.
9. I Suoi diritti
Lei potrà esercitare, a seconda dei casi, i seguenti diritti per la protezione dei Suoi dati personali:
• Diritto di Accesso: ottenere l’accesso ai Suoi dati personali e/o alle relative copie. Ciò comprende la rivelazione degli scopi del trattamento, le categorie di dati personali trattate, i destinatari e coloro che hanno accesso ai dati e, ove possibile, il periodo previsto di conservazione dei dati personali, o, in mancanza, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
• Diritto di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento dei Suoi dati personali, qualora l’utilizzo non è consentito, in particolare perché (i) i dati sono incompleti o inaccurati, (ii) i dati non sono più necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti, (iii) il consenso sul quale era basato il trattamento è stato revocato, o (iv) per opposizione al trattamento nei casi consentiti dalla legge;
• Diritto di recesso: rifiutare di fornire e – senza conseguenze sui trattamenti dei dati che hanno avuto luogo prima di tale recesso – revocare, in qualsiasi momento, il Suo consenso al trattamento dei Suoi dati personali;
• Portabilità dei dati: (i) ricevere i Suoi dati personali che ci ha fornito, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e (ii) trasmettere tali dati a un altro titolare senza alcun impedimento da parte nostra; ove tecnicamente fattibile Lei avrà il diritto di ottenere il trasferimento dei Suoi dati personali direttamente da noi ad un altro titolare,
• Reclami: Diritto di intraprendere azioni legali e di proporre un reclamo all’Autorità di controllo, ai sensi dell’art. 77 del GDPR e dell’art. 142 del Codice Privacy, qualora ritenga che vi sia stata una violazione dei Suoi diritti per trattamenti non conformi alle disposizioni in materia di protezione dei dati. L’Autorità di controllo competente è il Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio n. 121 - 00186 Roma, www.gpdp.it - www.garanteprivacy.it
Diritto di opporsi: Oltre a quanto sopra indicato, Lei ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali:
• nei casi in cui i Suoi dati personali vengano trattati per finalità di marketing diretto, ai sensi dell’Art. 21, comma 2, del GDPR e dell’art. 7 comma 4 lettera b) del Codice Privacy; oppure
• per motivi connessi alla Sua situazione particolare, qualora il trattamento dei Suoi dati personali avvenga per il perseguimento di un interesse legittimo del Titolare (ai sensi dell’Art. 21, comma 1, del GDPR).
Lei potrà esercitare i diritti sopra elencati, porre domande, chiedere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i Suoi dati personali possono essere comunicati o presentare un reclamo contro il trattamento dei Suoi dati personali da noi effettuato, contattandoci direttamente o contattando il nostro Dipartimento per la Protezione dei Dati, all’indirizzo e-mail sopra riportato.